El problema
Hoy, para saber cuál es el siguiente paso de un paciente, hay que abrir su ficha en Dentalink y revisarla. Paciente por paciente.
El paciente que dejó de venir a mitad de la ortodoncia y nadie lo notó. El que terminó su tratamiento y nunca recibió una llamada. La cuota que venció hace tres semanas. El presupuesto que se presentó el mes pasado y quedó sin respuesta.
Ninguno se pierde por descuido del equipo. Se pierde porque detectarlo exige abrir fichas una por una, y nadie tiene tiempo de abrir cientos. La información existe y está toda en Dentalink, pero no está en ningún lugar donde alguien pueda verla junta y actuar sobre ella.
Esta propuesta construye esa capa encima. Una sola vista donde aparecen, generadas automáticamente, todas las actividades pendientes de todos los pacientes de las tres sedes, cada una con su responsable, su fecha y el contexto para ejecutarla. Dentalink no se modifica y sigue siendo la fuente de verdad.
Un protocolo por cada procedimiento
Todo procedimiento tiene, en la práctica, un protocolo: cosas que deberían pasar antes y cosas que deberían pasar después. Antes de colocar un implante hay que confirmar la cita, enviar las indicaciones preoperatorias y cobrar la cuota que corresponde. Después hay que agendar el control, coordinar con el laboratorio y hacer seguimiento. Lo mismo ocurre al abrirse un plan de tratamiento: consentimiento, cronograma de pagos, explicación al paciente.
Ese protocolo hoy existe, pero vive en la cabeza del equipo. Se cumple cuando alguien se acuerda y se cae cuando hay volumen, cuando alguien falta o cuando el paciente atraviesa tres sedes distintas.
Lo que construimos es ese protocolo escrito y conectado a Dentalink. Se define, para cada procedimiento y para cada plan, qué actividades corresponden antes y cuáles después, con qué plazo y a qué rol. El sistema observa Dentalink y las genera solo cuando toca.
La tabla de protocolos es de Sonrise: agregar una actividad a un procedimiento, cambiar un plazo o reasignar un rol es editar una fila, no pedir un desarrollo.
Ver el modelo de datos completo en MiroLas bases de datos, el proceso de configuración, el de producción y las cuatro tablas.
Qué cambia para Sonrise
- Una sola vista de trabajo
- Las actividades de todos los pacientes de las tres sedes, generadas solas a partir del registro clínico. La revisión ficha por ficha desaparece.
- Nada se cae entre un procedimiento y el siguiente
- Cada procedimiento, sea de la especialidad que sea, trae sus actividades de antes y de después. Al completarse, se activa el siguiente y nacen las suyas. Y el paciente que queda sin próxima cita aparece en la lista en vez de descubrirse por casualidad.
- Comercial y servicio al cliente en la misma herramienta
- Hoy el seguimiento comercial vive en HubSpot y Kommo, y lo que pasa después de que la persona ya es paciente vive repartido entre Dentalink y la memoria del equipo. Con esto ambos quedan en el mismo lugar y bajo la misma lógica: primero perseguir al lead hasta que asiste a su evaluación, después acompañarlo durante todo su tratamiento. El paso de lead a paciente deja de ser un cambio de sistema, y HubSpot deja de ser necesario.
- Una app para cada equipo
- Quienes agendan, quienes venden y quienes supervisan no trabajan sobre tableros: cada equipo abre una aplicación pensada para su día, con lo urgente primero y el contacto a un toque. Es lo que hace que el sistema se use desde la primera semana.
- Desempeño medible, persona por persona
- Cuántas citas confirmó cada quien, qué porcentaje de sus actividades cerró a tiempo y cuánto demora cada comercial en responder un lead. El rendimiento del equipo operativo y del comercial deja de ser una impresión y pasa a ser un dato, por sede y por persona.
Verificación técnica previa
Antes de cotizar revisamos la documentación completa de la API de Dentalink. Tres hallazgos definen el diseño y acotan el riesgo.
Los procedimientos traen todo lo necesario
Cada procedimiento cargado en un plan expone su identificador de ejecución, el código de prestación del catálogo, el plan al que pertenece, el paciente, la sede, el dentista, la fecha de creación y su indicador de realizado. Es la materia prima exacta que el motor necesita.
Detectar el completado no requiere reconciliación
Un procedimiento se completa cuando su indicador de realizado pasa de 0 a 1 y se registra la fecha. Es el mismo registro cambiando de estado, no un registro nuevo. Esto elimina el principal riesgo técnico identificado antes de revisar la API.
El historial de estados de cita ya existe
Dentalink guarda, para cada cita, los estados por los que pasó: cuál, cuándo, y qué usuario lo cambió. La distinción entre "citas en estado confirmado" y "la acción de confirmar una cita" es medible desde el primer día, y de ahí sale el volumen de trabajo real por persona.
Para los procedimientos ese historial no existe en Dentalink y lo construimos nosotros al detectar los cambios. Ese histórico empieza el día que el sistema entra en producción; el barrido inicial cubre parcialmente lo anterior.
Arquitectura
La integración es unidireccional. Monday nunca escribe hacia Dentalink. Respecto de la arquitectura mostrada en la reunión, se simplificó deliberadamente: la revisión de la API confirmó que la trazabilidad entre planes, procedimientos y citas viene resuelta desde Dentalink, por lo que no hace falta una base de grafos intermedia. Menos componentes, menos puntos de falla.
- Dentalink
- Fuente de verdad clínica y comercial. Solo lectura desde nuestro lado.
- n8n en el servidor de Sonrise
- Motor de sincronización y de reglas. Lee Dentalink, evalúa el catálogo y escribe en Monday.
- Monday, tableros espejo
- Reflejo de solo lectura de pacientes, planes, procedimientos, citas y cuotas.
- Monday, Actividades
- El tablero central. Toda la ejecución vive aquí, con trazabilidad al procedimiento que la originó.
- Monday, catálogo de reglas
- Las tablas que Sonrise edita. Cambiar una regla no requiere desarrollo.
Abrir el modelo de datos en MiroDetalle de columnas por tabla, origen de cada campo en Dentalink y el catálogo de plantillas con ejemplos.
Por qué una instancia dedicada de n8n
Sonrise ya cuenta con un orquestador para extraer datos hacia sus dashboards. La propuesta no lo reemplaza ni interfiere con él: se instala una instancia dedicada de n8n Community, software libre sin costo de licencia, en el mismo servidor de Sonrise.
La razón es de mantenimiento. El motor de reglas no es una extracción de datos; es lógica de negocio que Sonrise va a modificar seguido, con reintentos, control de duplicados y trazabilidad por regla. Aislarlo evita que un cambio en las reglas afecte los procesos de reporting que ya funcionan. La instalación está incluida en el Módulo 1 y Sonrise queda como propietario del código de los flujos.
Frecuencia de sincronización
- Ciclo rápido, cada 15 minutos. Planes nuevos y sus procedimientos, cambios de estado de citas, procedimientos completados del día. Costo constante, independiente del volumen.
- Ciclo nocturno, una vez al día. Barrido de planes activos para detectar procedimientos agregados a planes que ya existían.
Un plan nuevo y sus actividades iniciales aparecen en Monday dentro de los quince minutos siguientes a su creación en Dentalink.
Cronograma
Diez semanas desde el kickoff contratando el paquete completo. La capa comercial y el módulo de inteligencia corren en paralelo.
El cronograma se ajusta a los módulos marcados en el panel de selección. Las semanas indicadas son de trabajo efectivo y asumen disponibilidad del equipo de Sonrise para las sesiones acordadas.
Respaldo
Lo que acompaña la entrega, incluido en el precio de los módulos contratados.
Capacitación y adopciónIncluida · hasta 4 sesiones, grabadas
Incluida en el precio de los módulos contratados. Un sistema que nadie sabe usar no resuelve nada.
La capacitación no es una sesión genérica para todo el mundo. Cada rol necesita saber cosas distintas, y una de ellas es la que determina si Sonrise queda autónomo o dependiente de nosotros.
- Coordinadoras y asistentes
- La ejecución diaria: cómo leer la cola de actividades, priorizar lo vencido, cerrar con evidencia y trabajar desde el celular entre pacientes. Se hace directamente sobre la app de agendamiento. Es la sesión más práctica y la que define si el sistema se usa.
- Jefaturas de sede
- Supervisión sobre la app de gerencia: cumplimiento por sede, carga por responsable, qué quedó sin cerrar y por qué. Cómo leer el dashboard de agendamiento y actuar sobre lo que muestra.
- Dirección y administración
- El catálogo de reglas: cómo agregar una actividad a un procedimiento, modificar un plazo o cambiar un responsable, sin intervención de desarrollo. Es la sesión que hace real la promesa de que el sistema escala sin nosotros.
Formato y materiales
- Hasta cuatro sesiones de un máximo de 90 minutos, remotas, agendadas según la disponibilidad de cada equipo.
- Todas las sesiones se graban y se entregan a Sonrise. Cuando entre una coordinadora nueva, se capacita con el material sin necesidad de convocarnos.
- Guía rápida escrita de la operación diaria, pensada para consultar en el momento y no para leerse completa.
- Dos semanas de acompañamiento posterior a la puesta en producción, resolviendo dudas sobre casos reales a medida que aparecen.
Las grabaciones y la guía quedan en propiedad de Sonrise. Si prefieren alguna sesión presencial en una de las sedes de Lima, se coordina sin costo adicional.
Garantía y aceptación30 días por módulo · aceptación en 7 días hábiles
Cada módulo se entrega con 30 días de garantía contados desde su puesta en producción, no desde el cierre del proyecto. El Módulo 1 tiene su propia garantía vigente mientras se construyen los demás.
- Qué cubre
- Todo defecto en lo construido: una regla que no dispara según lo acordado, actividades duplicadas, una sincronización que falla, un indicador que calcula mal, una automatización rota. Se corrige sin costo y sin descontar horas de ningún plan.
- Qué no cubre
- Cambios sobre lo acordado: modificar el comportamiento de una regla ya validada, agregar reglas nuevas, adaptaciones por cambios en las APIs de Dentalink, Kommo o Monday, y fallas derivadas de configuraciones modificadas por Sonrise o de la infraestructura del servidor.
- Tiempo de respuesta
- Acuse dentro del siguiente día hábil. Las fallas que dejan el sistema sin operar se atienden el mismo día hábil.
La garantía y el plan de soporte son cosas distintas. La garantía corrige lo que construimos mal y no se cobra nunca. El soporte acompaña la operación, ajusta el catálogo de reglas y adapta el sistema a cambios de terceros.
Aceptación de cada entrega
Al entregar un módulo, Sonrise dispone de siete días hábiles para revisarlo y levantar observaciones. Las observaciones que correspondan al alcance acordado se corrigen sin costo antes de facturar el hito. Transcurrido ese plazo sin observaciones, la entrega se da por aceptada y se emite la factura del hito correspondiente. Es esta cláusula la que define cada hito del plan de pagos.
El plazo existe para ambos lados: le da a Sonrise una ventana formal de revisión y evita que una entrega correcta quede indefinidamente sin cerrar.
Soporte posterior a la entregaMonitoreo sin costo o plan de US$ 250 al mes
El proyecto termina con el sistema en producción y documentado. A partir de ahí, Sonrise elige cómo quiere acompañarlo. No hay obligación de contratar un plan pago, y el sistema funciona igual sin él.
- Monitoreo básico
Sin costo, siempre incluido - Alertas automáticas cuando una sincronización falla, para que Sonrise se entere antes que sus pacientes. La corrección se cotiza aparte según el caso.
- Plan de soporte
US$ 250 al mes - Monitoreo, corrección de fallas de integración, ajustes al catálogo de reglas y cuatro horas mensuales de soporte. Sin permanencia mínima: se puede activar o cancelar mes a mes.
Contratando el paquete completo, los dos primeros meses del plan de soporte van incluidos. Es el período en que el equipo se está acostumbrando al sistema y en que suelen aparecer los ajustes de reglas, así que es cuando el acompañamiento rinde más. Al terminar esos dos meses, Sonrise decide si continúa.
Horas adicionales o trabajos fuera del alcance contratado: US$ 70 por hora.
Inversión
Precio cerrado por módulo. Cada módulo incluye su propia app de trabajo. Marque los que quiera incluir: el total y el plan de pagos se recalculan solos.
Qué incluye cada módulo
Despliegue el que quiera revisar. El precio de cada uno está en su cabecera.
Módulo 1Motor de actividades clínicasUS$ 5,700Integración Dentalink y motorUS$ 4,300+App de agendamientoUS$ 1,400Convierte el registro clínico que el equipo ya hace en una cola de trabajo, sin pedirle a nadie que registre nada adicional.
Cada procedimiento que se registra en un plan de tratamiento dispara las actividades que le corresponden: al iniciarse, al completarse, o a los días que ustedes definan. Las reglas viven en una tabla de Monday que Sonrise edita sin depender de nosotros, y las actividades se asignan a roles por sede, no a personas, para que un cambio de equipo no obligue a reconfigurar nada.
El modelo de activación
En Dentalink los procedimientos de un plan se cargan todos de una vez al inicio del tratamiento, sin fechas individuales. Generar las actividades de los doce procedimientos de una rehabilitación el mismo día produciría un tablero ilegible.
Por eso el detonante no es la creación sino la activación: un procedimiento se activa cuando es el siguiente pendiente de su plan. Al completarse, activa al siguiente. El tablero muestra siempre el frente de trabajo real.
| Momento | Cuándo dispara | Ejemplo |
|---|---|---|
| Creación del plan | Al abrirse el plan, una sola vez | Enviar consentimiento, coordinar cronograma de cuotas |
| Activación (pre) | Cuando el procedimiento pasa a ser el siguiente pendiente | Agendar sesión, coordinar con laboratorio |
| Completado (post) | Al marcarse como realizado | Agendar próximo control, encuesta de satisfacción |
| Criterio de fecha | N días después del completado de un procedimiento | Implante colocado más 90 días: agendar carga protésica |
La recurrencia se calcula desde la última sesión efectivamente realizada, no desde fechas planificadas ni cortes de calendario.
Dos padres posibles para una actividad
Un plan de tratamiento es padre de sus procedimientos, pero también puede ser padre directo de actividades. El catálogo lo diferencia con una columna explícita. Las reglas de plan disparan una sola vez al abrirse; las de procedimiento siguen el ciclo de activación y completado.
Toda actividad guarda siempre la conexión al plan y al paciente. Un paciente con dos planes abiertos en paralelo tiene actividades independientes por cada uno: la actividad cuelga del plan, no del paciente.
Una decisión por procedimiento
Cada procedimiento del catálogo lleva sus propias actividades, definidas explícitamente. No hay herencia automática por categoría: se decidió así porque las categorías de Dentalink no están pensadas para este uso y una herencia mal calibrada generaría actividades que nadie pidió. La contrapartida es que la configuración se hace procedimiento por procedimiento, y por eso el alcance contempla un número acotado de ellos.
Asignación por rol y control de duplicados
Las actividades se asignan a un rol dentro de una sede y una tabla resuelve quién lo ocupa hoy. Cada actividad guarda además la firma del procedimiento y la regla que la originaron; el motor verifica esa combinación antes de crear, para que una corrida nunca repita la anterior.
Qué recibe Sonrise
- Instancia de n8n instalada, configurada y documentada en su servidor
- Catálogo de procedimientos en Monday, sincronizado desde Dentalink
- Catálogo de reglas de actividad, editable sin desarrollo
- Tabla de roles por sede
- Tablero de Actividades con paciente, plan, procedimiento, sede, responsable, fecha y evidencia
- Tableros espejo de pacientes, planes, procedimientos, citas y cuotas
- Actividades configuradas para hasta 40 procedimientos del catálogo, junto al equipo, en un máximo de 3 sesiones
App de agendamiento
Una aplicación en Monday Vibe para el equipo que agenda y confirma citas. Abre en lo que hay que hacer ahora, con lo vencido primero, y permite cerrar cada actividad con su evidencia desde el celular. Es la que convierte el motor en una herramienta que se abre todos los días.
- Vista del día: actividades pendientes y vencidas, por urgencia
- Confirmación de las citas del día siguiente, con enlace a WhatsApp
- Ficha del paciente con su plan, procedimientos y actividades
- Cierre de actividades con evidencia obligatoria
Módulo 2Pipeline comercialUS$ 1,600Pipeline y llamadasUS$ 500+App comercialUS$ 1,100El Módulo 1 atiende al paciente que ya está en tratamiento. Este atiende al que todavía no lo está: desde el primer contacto hasta la evaluación asistida.
Es la base comercial sobre la que se enchufan los canales. Contiene el tablero de leads, el diseño del embudo, las actividades de seguimiento, la migración de lo que hoy vive en HubSpot y la medición de tiempos de respuesta. Conectar los canales es la parte sencilla; lo que define el resultado es acordar qué actividad se dispara en cada punto del embudo, con qué plazo y quién responde. Ese diseño se hace en sesiones con el equipo comercial y es la mayor parte del valor.
El canal teléfono va incluido
Las llamadas se registran con un formulario de enlace propio, pensado para llenarse desde el celular durante o justo después de la llamada. No requiere licencia de Monday y exige los campos mínimos, de modo que no entren leads sin teléfono ni sede. Como no hay sistema externo que integrar, el canal telefónico forma parte de esta base y no de un módulo aparte.
La integración con la centralita telefónica queda fuera de este alcance y se propone más adelante como módulo propio, una vez que el registro manual dé volumen medido.
Canal y fuente son dos cosas distintas
Un lead que vio un anuncio en Instagram puede escribir por WhatsApp, mandar un correo o llamar. El tablero registra ambos ejes por separado: el canal de entrada por donde llegó y la fuente de dónde vino. Sin esa separación no se puede responder ni qué canal convierte mejor ni qué campaña trae más volumen, que son dos decisiones de inversión diferentes.
Un mismo interesado, varios contactos
La misma persona puede escribir por WhatsApp el lunes y llamar el miércoles. La base reconcilia por teléfono y correo antes de crear un lead nuevo: si ya existe, suma el contacto al registro existente en lugar de duplicarlo. Esta lógica vive aquí, no en cada canal, y es lo que permite sumar canales sin que el pipeline pierda confiabilidad.
SLA por canal
Los tiempos de respuesta esperados no son iguales: una conversación de WhatsApp es una interacción viva y un correo recibido de madrugada no lo es. Cada canal lleva su propio objetivo de respuesta, definido con Sonrise, y el dashboard comercial mide contra el objetivo que corresponde.
| Detonante | Actividad generada |
|---|---|
| Lead nuevo por cualquier canal | Responder al lead, con el SLA del canal por el que entró |
| Lead sin respuesta pasado el SLA | Escalamiento al responsable comercial |
| Lead estancado N horas en una etapa | Retomar contacto |
| Evaluación agendada | Recordatorio al paciente el día previo |
| Evaluación no asistida | Reagendar |
| Evaluación asistida | Cierre comercial y traspaso al Módulo 1 |
El envío de los mensajes es manual en esta fase: el sistema dice a quién contactar, con qué contexto y con un enlace directo a la conversación. La ejecución manual durante las primeras semanas es lo que revela qué vale la pena automatizar después.
Qué recibe Sonrise
- Diseño del pipeline comercial hasta cita asistida, acordado en hasta 2 sesiones de trabajo
- Tablero de leads con vista Kanban y dashboard comercial
- Reglas de actividad comercial sobre el mismo motor del Módulo 1
- Formulario de registro de llamadas, con enlace propio y sin consumir licencias
- Reconciliación de contactos entre canales para evitar leads duplicados
- Objetivos de respuesta por canal y medición de cumplimiento por comercial
- Migración del pipeline que hoy vive en HubSpot
App comercial
Una aplicación en Monday Vibe para el equipo comercial. Ordena los leads por urgencia según el SLA de su canal, muestra los presupuestos sin respuesta y permite contactar con un toque.
- Leads por urgencia, con el SLA de su canal
- Presupuestos sin respuesta, con días transcurridos
- Contacto por WhatsApp o llamada desde cada lead
- Registro del resultado de cada contacto en un solo paso
Módulo 2.1 · complemento del pipelineCanal WhatsApp vía KommoUS$ 850Cada conversación nueva en Kommo se convierte en un lead del pipeline, sin que nadie lo transcriba.
El lead entra con el teléfono, el mensaje inicial y un enlace directo de vuelta a la conversación, para que el comercial responda sin cambiar de herramienta. Al llegar, pasa por la reconciliación de la base: si esa persona ya había llamado o escrito antes, el contacto se suma a su registro en lugar de crear un duplicado.
Es el canal de mayor esfuerzo técnico de los dos: requiere autenticación delegada, manejo de webhooks y el mapeo del modelo de datos de Kommo, con sus etapas y campos personalizados, al pipeline de Monday.
Qué recibe Sonrise
- Integración Kommo a Monday, con creación automática de leads
- Mapeo de campos y de la etapa de Kommo al pipeline
- Enlace directo a la conversación desde cada lead
- Medición del tiempo de respuesta en el canal
Módulo 2.2 · complemento del pipelineCanal correo con clasificadorUS$ 650La bandeja comercial deja de ser un lugar donde las oportunidades se pierden entre facturas y notificaciones.
La bandeja se conecta al sistema. Antes de crear nada, un clasificador lee cada correo y decide si es una oportunidad real. Si lo es, extrae los datos del cuerpo del mensaje —nombre, teléfono, tratamiento de interés, sede— y los deja tabulados en el tablero. Si no lo es, queda registrado aparte para revisión: nunca se descarta.
El criterio es deliberadamente conservador
El riesgo de un clasificador automático es asimétrico. Un falso positivo es una fila de basura que se borra en segundos; un falso negativo es un paciente perdido del que nadie se entera. Por eso:
- Si el correo es claramente una oportunidad, se crea el lead con sus datos extraídos.
- Si claramente no lo es —facturas, proveedores, newsletters, notificaciones de sistemas— se registra en un grupo aparte con el motivo, para poder auditar qué se está filtrando.
- Si hay duda, entra como lead. Siempre.
Nada se borra ni se deja sin registrar. Durante las primeras semanas ese grupo de descartes se revisa junto al equipo para calibrar el criterio con casos reales.
Qué recibe Sonrise
- Conexión de la bandeja de correo comercial
- Clasificador de oportunidad con criterio conservador y calibración sobre casos reales
- Extracción automática de datos del cuerpo del correo al tablero
- Grupo auditable de correos descartados, con el motivo de cada descarte
Módulo 3Inteligencia operativaUS$ 2,200Dashboards y reportesUS$ 1,300+App de gerenciaUS$ 900Si mañana hay cien citas, cuántas están confirmadas y cómo va cada sede.
La vista central: volumen de citas por sede y por día, con los días hacia adelante en el eje horizontal y cada barra segmentada por estado. Permite ver la carga y el nivel de confirmación de la semana entrante y detectar con anticipación la sede que se está quedando atrás. Tres veces al día llega por correo un resumen de tres líneas con el porcentaje de confirmación de cada sede para el día siguiente.
Acciones, no solo estados
Aprovechando el historial de estados que Dentalink ya expone, el módulo distingue el estado actual de una cita de las acciones ejecutadas sobre ella. "Citas confirmadas hoy", como acción y con el nombre de quién la confirmó, es una métrica distinta de "citas en estado confirmado", y es la que mide volumen de trabajo real por persona.
Los tableros espejo del Módulo 1 quedan disponibles para extender el análisis a producción por dentista, cobranza o conversión de presupuestos sin trabajo de integración adicional.
Qué recibe Sonrise
- Dashboard de agendamiento: volumen y porcentaje de confirmación por sede y por día
- Registro de acciones sobre citas, con atribución por usuario
- Reporte en tres cortes diarios por correo electrónico
- Dashboard operativo de actividades: vencidas, cumplimiento y carga por responsable
- Mapeo de los estados de cita de Sonrise a categorías de reporte
App de gerencia
Una aplicación en Monday Vibe para Carlos y las jefaturas de sede: cómo va cada sede hoy, sin pedirle un reporte a nadie.
- Confirmación de citas por sede y por día
- Cumplimiento de actividades por sede y por persona
- Embudo comercial y tiempos de respuesta por comercial
- Señales de lo que se está quedando atrás
Servicio opcionalBarrido inicial de casos abiertosUS$ 600Para que el sistema sirva desde el primer día a los pacientes que ya están en tratamiento, no solo a los que ingresen después.
El motor genera actividades a partir de los eventos que ocurren desde su puesta en producción. El barrido recorre los planes abiertos y genera el estado de actividades que les corresponde hoy, con reglas conservadoras: de cada plan se toma solo el procedimiento activo y el último completado, no se generan actividades vencidas hace más de 30 días, y los planes sin movimiento en seis meses se reportan aparte. El resultado se entrega primero como simulación para que Sonrise lo apruebe antes de escribir nada.
Montos en US$ sin IGV. Licencias de Monday y Vibe aparte. Capacitación y garantía incluidas. Validez 30 días.
Confirmar esta selección por correoPor qué los complementos cuestan menos
El Módulo 1 construye los espejos, el motor de reglas y la instancia de n8n. Todo lo demás se cotiza por lo que cuesta encima de esa base. Dentro de la capa comercial pasa igual: el Módulo 2 es la base y los canales se enchufan.
Qué gana contratando el paquete
Contratando juntos los módulos 1, 2 y 3: US$ 1,100 de ahorro, más dos meses del plan de soporte sin costo. US$ 1,600 de valor. Los canales y el barrido se suman a precio de lista. Los dos meses arrancan al entregar el Módulo 1, cuando más se necesita acompañamiento.
Cuándo se factura cada hito
Contra entregas aceptadas. El Módulo 1, con el motor generando actividades en producción. Los Módulos 2 y 3, con los canales creando leads y el dashboard con datos en vivo. El cierre, con las dos apps en uso, el barrido aprobado y la capacitación dictada.
Montos en dólares estadounidenses, sin IGV, sin las licencias de Monday. Capacitación y garantía incluidas en todos los módulos. Contratando solo el Módulo 1, el pago es 50% a la firma y 50% contra aceptación.
Costo aparte, no va a Whatever Tech
Licencias de Monday
Se pagan directamente a Monday, no a Whatever Tech. No forman parte de los honorarios de arriba. Incluyen los accesos de CRM y el producto Vibe que sostiene las apps.
Conviene mirar el costo incremental: Sonrise ya paga HubSpot, que deja de ser necesario. Lo que cambia en el presupuesto mensual es la diferencia entre ambas suscripciones, no el monto completo.
Accesos en bloques de 3, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 40 y 50. Referencia de Monday CRM Pro, sujeta a cambios del proveedor.
Solo consumen licencia quienes trabajan dentro del sistema: coordinadoras, jefaturas y dirección. Quien únicamente registra llamadas por el formulario no necesita acceso, así que recepción alimenta el pipeline sin sumar costo.
La cuenta arranca con tres semanas sin costo, que cubren el kickoff y el inicio de la construcción. Conviene definir el número de accesos al terminar la prueba, cuando ya se sepa quién entra a diario: es más barato empezar corto y sumar.
Retorno de la inversión
Mueva los supuestos y vea el resultado. Los valores por defecto son estimaciones conservadoras, no promesas.
Para cubrir la inversión del primer año hacen falta procedimientos adicionales por sede al mes. En pacientes nuevos, por sede al mes.
Inversión del primer año: , de los cuales son el proyecto y las licencias de Monday y Vibe.
planes que hoy no se cierran
tratamientos que avanzan más rápido
Se recupera la inversión en . Retorno del primer año: .
Las dos fuentes se suman sin solaparse: los pacientes nuevos se valoran por su plan completo, y los procedimientos extra vienen de pacientes que ya están en tratamiento y avanzan más rápido.
De dónde sale el aumento
- El sillón que hoy queda vacío
- Es la palanca más rápida y no exige vender nada nuevo. Con veinte citas diarias por sede y una tasa de ausentismo del 15%, son tres sillones vacíos por día en cada sede. Recuperar uno solo, tres veces por semana, ya se acerca al punto de equilibrio completo. Y es el efecto que aparece primero, en semanas.
- El tratamiento que se quedó a medias
- Cada procedimiento completado activa el siguiente y programa su control. Los planes dejan de detenerse porque nadie llamó.
- El lead que nadie respondió a tiempo
- Con SLA por canal y escalamiento automático, la conversión sube sin aumentar la inversión en captación.
- El presupuesto sin seguimiento
- Los presupuestos presentados dejan de enfriarse en silencio: cada uno genera su actividad de seguimiento con plazo.
Lo que no entra en el cálculo
Hay efectos que este modelo deja fuera a propósito, porque estimarlos sería inventar. Pero el sistema los vuelve medibles desde el primer día, y hoy no se miden:
- Satisfacción del paciente
- La encuesta posterior al procedimiento ya es una actividad del catálogo. A los tres meses hay una serie de datos, no una impresión.
- Recomendación boca a boca
- "Referido" ya es una fuente en el tablero de leads. Se puede ver si crece, y a qué sede llega.
- Equipo menos sobrecargado
- Se aproxima con el porcentaje de actividades cerradas a tiempo y la caída de vencidas. Un equipo que deja de apagar incendios lo muestra en esa curva.
- Capacidad de abrir la cuarta sede
- Con el método escrito y las actividades asignadas por rol, replicar la operación deja de depender de quién estuvo desde el principio.
Alcance y supuestos
Lo que sostiene el precio cerrado y los límites de lo contratado.
Supuestos y riesgosLo que sostiene el precio cerrado
El precio cerrado se sostiene sobre estos supuestos. Si alguno no se cumple, se evalúa el impacto y se acuerda por escrito antes de continuar.
- Las actividades se disparan antes (activación) o después (completado) de cada procedimiento, más las de creación del plan y las de fecha relativa. En las reuniones exploratorias esto cubre los casos de uso identificados. Cualquier otro criterio relativo al detalle del procedimiento se valida contra la API antes de comprometerlo.
- Sonrise provee acceso a una bandeja de correo comercial dedicada a la captación. El clasificador se calibra sobre el volumen y los tipos de correo que hoy recibe esa bandeja.
- Sonrise provee credenciales de la API de Dentalink con permisos de lectura sobre pacientes, tratamientos, detalles de tratamiento, citas, estados de cita, prestaciones y pagos.
- Las tres sedes operan sobre un mismo ambiente de Dentalink y comparten la configuración de estados de cita.
- El orden en que los procedimientos fueron cargados en un plan refleja la secuencia clínica prevista. Es la base del modelo de activación; Dentalink no almacena una secuencia explícita.
- Sonrise provee un servidor con Docker, acceso administrativo, recursos para operar n8n y conectividad saliente hacia Dentalink, Kommo y Monday.
- La configuración inicial contempla las actividades de hasta 40 procedimientos del catálogo, definidas en un máximo de 3 sesiones de trabajo, más 2 sesiones para el diseño del pipeline comercial. Los procedimientos restantes quedan sincronizados y disponibles, listos para configurarse cuando Sonrise lo decida.
- Sonrise designa un referente operativo por sede para las sesiones de definición y la adopción, y convoca al personal a las sesiones de capacitación dentro del plazo del proyecto.
- Sonrise contrata Monday Vibe durante la vigencia de las apps. El presupuesto de créditos se estima en US$ 100 al mes; el consumo real depende del volumen de uso y se revisa tras el primer mes.
- Las licencias de Monday.com corren por cuenta de Sonrise, en un plan con dashboards, columnas de conexión y automatizaciones. El número de accesos se define en el kickoff y determina el costo mensual de plataforma.
Riesgos identificados
- Límites de uso de la API
- La documentación de Dentalink no los declara. Se diseña con reintentos y frecuencias conservadoras; si aparecen límites que obliguen a rediseñar la sincronización, se acuerda un ajuste de alcance.
- Volumen de planes activos
- Aún no cuantificado; dimensiona el ciclo nocturno. Se mide en el kickoff y, si excede lo previsible, se ajusta la frecuencia sin costo adicional.
- Cambios en la API de Dentalink
- Quedan fuera de la garantía por ser ajenos a lo construido. Cubiertos por el plan de soporte; sin plan, la adaptación se cotiza como trabajo adicional.
- Precisión del filtro de correo
- Ningún clasificador acierta el cien por ciento. El diseño evita el error costoso: ante la duda, el correo entra como lead, y lo descartado queda registrado y auditable. Las primeras semanas incluyen revisión conjunta de los descartes para calibrar con casos reales.
- Consumo de créditos de Vibe
- Si el uso de las apps crece más de lo previsto, el presupuesto de créditos puede quedar corto. Se monitorea desde el primer mes y se ajusta con Sonrise antes de que genere cargos inesperados.
- Orden de carga de procedimientos
- Podría no reflejar la secuencia clínica en algunos planes. El catálogo permite forzar el orden por tipo de prestación donde se detecte la desviación.
Fuera de alcanceLo que no está incluido
- Escritura de datos hacia Dentalink. La integración es unidireccional en todas sus fases.
- Migración de historias clínicas, diagnósticos, odontogramas o imágenes. A Monday viajan solo identificadores, fechas, estados y montos.
- Envío automatizado de mensajes a pacientes. Es la fase siguiente, descrita en Lo que queda listo para después, y se cotiza en su momento.
- Notificaciones por WhatsApp de los cortes diarios; los reportes llegan por correo.
- Integración con la centralita telefónica. Las llamadas se registran manualmente en esta fase; la integración se propone más adelante como módulo propio.
- Integraciones con sistemas distintos de Dentalink, Kommo, el correo comercial y Monday, incluyendo Odoo, contabilidad o facturación.
- Aplicaciones en Monday Vibe más allá de las incluidas en cada módulo: agendamiento, comercial y gerencia. Las vistas personalizadas, vistas de detalle, tableros y dashboards también están incluidos: son parte de la construcción de cada módulo.
- Generación retroactiva sobre planes cerrados, salvo lo contemplado en el barrido inicial.
- Configuración de actividades más allá de los 40 procedimientos incluidos, sesiones de diseño adicionales y capacitaciones más allá de las cuatro sesiones incluidas, que se cotizan a US$ 70 por hora.
- Licencias de Monday.com, detalladas aparte y pagadas directamente al proveedor. Infraestructura de servidor y conectividad. Modificaciones al orquestador que Sonrise ya opera.
- Cambios sobre funcionalidad ya validada y aceptada, que se cotizan a US$ 70 por hora o se atienden con las horas del plan de soporte.
Lo que queda listo para después
Esta propuesta cubre la fundación: traer las actividades desde la fuente, tabularlas en un sistema flexible y ejecutarlas con trazabilidad. Esa fundación habilita un segundo paso que no está incluido aquí pero conviene tener a la vista desde ahora.
Automatizar de forma estratégica, no toda a la vez
Una vez que todas las actividades viven en la misma base, cada una puede clasificarse por modo de ejecución: las que requieren criterio humano y se asignan a una persona, y las que son comunicación pura y pueden ejecutarse solas por WhatsApp, correo o ambos. Un recordatorio de cita el día previo, un aviso de cuota por vencer, una encuesta de satisfacción al terminar un procedimiento.
En la misma línea queda pendiente la integración con la centralita telefónica: una vez que el registro manual de llamadas dé volumen medido, se podrá evaluar si conviene capturarlas automáticamente y con qué nivel de detalle.
El sistema construido en esta fase deja esa clasificación como una columna más en el catálogo de reglas. Las primeras semanas de ejecución manual muestran, con datos, qué actividades se repiten igual siempre. Esas son las que se automatizan primero. Se decide con evidencia, no con intuición, y se cotiza en su momento como una fase propia.
Próximos pasos
- 1. Confirmación
- Sonrise confirma por correo el alcance y los módulos elegidos.
- 2. Adelanto
- Transferencia del adelanto de inicio, 40% del total, dentro de los cinco días siguientes.
- 3. Accesos
- API de Dentalink, servidor, Kommo y Monday, más los ejemplos de plantillas de tratamiento acordados en la reunión.
- 4. Kickoff
- La semana siguiente a recibir accesos y adelanto arranca el cronograma.
Cualquier ajuste al alcance antes de la firma se conversa y se refleja en una versión actualizada de este documento.